Empfangsmitarbeiter/-in

Professionelle Begrüssung und Betreuung unserer (teilweise internationalen) Gäste, Kunden, Bewerber, Mitarbeitende, Dienstleister. Annahme und Bearbeiten eingehender Anrufe und Emails. Postversand und andere standortrelevante administrative Aufgaben. Reiseplanung und -organisation für die Geschäftsleitung. Erstellung von Präsentationen, Protokollen und anderen Dokumenten für die Geschäftsleitung. Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen. Pflege des Meeting Management tools (Termine, Einladungen, follow-ups). Administrative Unterstützung des HR-Teams z.B. bei Auswertungen, Zeitwirtschaft, der Organisation von Visitenkarten & Glückwunschschreiben.

Meraxis

• Höhere kaufmännische Ausbildung (Berufsmatura oder FH) oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Coordinator in einer vergleichbaren C-Level Support Position

• Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise auch in hektischen Zeiten

• Optimistische, positive und interessierte Haltung sowie eine selbständige Arbeitsweise

• Fingerspitzengefühl und die Fähigkeit, auf die Bedürfnisse unterschiedlichster Zielgruppen einzugehen und mit ihnen zu kommunizieren

• Hoher Servicegedanke, Vertrauenswürdigkeit und absolute Diskretion

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen