Verwaltungsassistentin / Verwaltungsassistent

Unterstützung der Geschäftsführerin und der Professor:innen und Gruppenleitenden in allen administrativen Belangen Organisation von Reisen für Professor:innen und Gruppenleitende (inkl. Transport- und Hotelbuchungen, Anmeldungen an Konferenzen sowie Anträge für Rückerstattungen von Spesen) Organisation von diversen Instituts- und Gruppenseminaren (inkl. Organisation der Reise und Unterkunft sowie Betreuung der eingeladenen Gäste) Mithilfe bei der Organisation von Prüfungen und Vorbereitung der Prüfungsunterlagen Organisation von diversen Anlässen des Instituts und Unterstützung des PR-Teams bei der Organisation von Spezialanlässen Aktualisierung und Pflege von diversen Datenbanken, Mailinglisten und MS Teams-Kanälen Mithilfe bei Stiftungen (Administration, Sitzungsorganisation, Protokollierung sowie Übergabe/Abnahme Studierendenzimmer) generelle administrative Arbeiten wie Protokollführung, Agendamanagement und Koordination der Seminarräume und Hörsäle Postverwaltung selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung.

• kaufmännische Ausbildung (Kauffrau/Kaufmann EFZ, E-Profil)

• einige Jahre Berufserfahrung als kaufmännische:r Sachbearbeiter:in (Erfahrung im universitären Umfeld ist von Vorteil)

• Deutsch als Muttersprache und Englisch fliessend in Wort und Schrift (Advanced Level)

• sehr gute IT-Anwenderkenntnisse

• gute Auffassungsgabe und sehr selbstständige, effiziente wie auch zuverlässige Arbeitsweise

• hohe Teamfähigkeit, Dienstleistungsorientierung, Eigeninitiative und Flexibilität