Mitarbeiter*in Institutsadministration

Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich) Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiterinnen und ihrer Teams Koordination administrativer Abläufe Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste) Beschaffung von Bürobedarf Personaladministration Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiatinnen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte) Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten) Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc. Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r) Finanzadministration Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms) Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS) Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Möglichkeit einer anschliessenden unbefristeten Anstellung.

Die UniBE ist beweglich. Bei uns erwarten Sie flexible Arbeitsmodelle und viele Möglichkeiten für selbstbestimmtes Arbeiten.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)

• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil

• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise

• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten

• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen

• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld