Assistentin / Assistent Geschäftsleitung

Selbstständige Abwicklung des täglichen Telefon- und Schriftverkehrs im Sekretariat, Auskunftserteilung und Kundenberatung, Bearbeitung der eingehenden Post und E-Mails Entlastung der Dienststellenleitung in organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen, wie Bearbeitung von Veranstaltungsbewilligungen, Vorbereitung von Sitzungen, Protokollführung, Organisation und Betreuung interner und externer Anlässe Verwaltung des elektronischen Partnerportals, umfassend diverse digitale Kundendienstleistungen, Pflege der Homepage Verwaltung der Kollektiv-Fahrzeugausweise und Händlerschilder, inkl. Bearbeitung von Anträgen Kontierung der Kreditorenrechnungen via Workflow, inkl. Budgetkontrolle Bearbeitung von Rückrufaktionen, Versicherungsnachweisen, Sperrkarten, Zollmeldungen und Meldungen aus dem Personenregister Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Statistiken sowie Bearbeitung kleinerer Projekte Verwaltung der Aus- und Weiterbildungen des Personals, Materialbestellwesen

Das Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt erfüllt als dynamischer und kundenorientierter Dienstleistungsbetrieb wichtige Aufgaben in den Bereichen Verkehr, Sicherheit und Umwelt. Der Fokus richtet sich dabei im Wesentlichen auf den Vollzug des Strassenverkehrs- und Schifffahrtsrechts, insbesondere auf die Verkehrszulassung. Dazu gehören die Fahrzeug- und Führerzulassung sowie die Abnahme von amtlichen Fahrzeug- und Führerprüfungen. Das Aufgabengebiet umfasst zudem die Erhebung der kantonalen Verkehrssteuern und der Schwerverkehrsabgabe sowie Sonderbewilligungen.

Die Kantonale Verwaltung Schaffhausen erbringt in den unterschiedlichsten Bereichen Dienstleistungen für die Öffentlichkeit, Unternehmen und Privatpersonen. Als Arbeitgeber werden bei uns die verschiedensten Berufsfelder unter einem Dach vereint. So vielfältig wie unsere Organisation, sind auch unsere Arbeitsplätze. Diese werden geprägt durch breite Aufgabengebiete, Professionalität und Bürgernähe.

• Kaufmännische oder gleichwertige Grundausbildung EFZ, idealerweise ergänzt durch eine einschlägige Weiterbildung, mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion

• Sehr gute IT-Kenntnisse in Microsoft 365 sowie in gängigen Kollaborationstools (z.B. Teams, SharePoint)

• Ausgeprägte Diskretion, Loyalität, schnelle Auffassungsgabe und vernetztes Denkvermögen

• Kunden- und lösungsorientierte, strukturierte sowie zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein

• Freude am vielschichtigen Publikumsverkehr, hohe Kommunikationskompetenz und Belastbarkeit

• Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil