Fachspezialist Management Support

Unterstützung der Geschäftsleitung, der Leitung Management Support sowie der Abteilung Recht in administrativen, organisatorischen und koordinativen Belangen Koordination und redaktionelle Bearbeitung politischer Geschäfte sowie Erstellung von Berichten, Konzepten und Präsentationen Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen mit bis zu 200 Teilnehmenden inklusive Protokollführung und Pendenzenmanagement Aktive Gestaltung und Weiterentwicklung von Innovations-, Digitalisierungs- und KI-Themen im Assistenzbereich Optimierung von Dokumenten-, Prozess- und Organisationsstrukturen Mitarbeit in Projekten, Leitung kleinerer Projekte sowie Mitwirkung in bereichsübergreifenden Vorhaben Ausbildung und Begleitung einer lernenden Person Betreuung und Weiterentwicklung zentraler Fachapplikationen, insbesondere Axioma Verantwortung für zentrale Kommunikationskanäle Sicherstellung einer effizienten Büro- und Infrastrukturorganisation

Das Personalamt des Kantons Zürich ist das Kompetenzzentrum für alle personal-, arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen der über 35'000 Mitarbeitenden des Kantons Zürich sowie zahlreicher öffentlich-rechtlicher Anstalten und Gemeinden.

• Kaufmännische Grundausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion

• Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz oder vergleichbare Qualifikation

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie hohe digitale Kompetenz und Affinität für KI-Anwendungen

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsgeschick

• Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion mit zahlreichen internen und externen Anspruchsgruppen

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten

• Stilsicheres Deutsch sowie ausgeprägte Kommunikations- und Redaktionskompetenz

• Vernetzte Denkweise, hohe Eigeninitiative und Freude daran, Prozesse und Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten