Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum

In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Leitung als zentrale Ansprechperson in organisatorischen und administrativen Belangen.

Geschäftsführungs- & Tagesunterstützung: Proaktive organisatorische und administrative Entlastung der Leitung im Tagesgeschäft

Kalender- & Terminmanagement: Selbstständige Führung des Kalenders, Priorisierung von Anfragen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholder:innen (Agenden, Unterlagen, Pendenzen-Tracking)

Finanz- & Administration administrative Prozesse: Unterstützung im Spesen- und Zahlungsverkehr, Konstezusammenstellungen, Verwaltung von Verträgen und Pflege der digitalen Ablagestrukturen

Kommunikation & Schnittstelle: Bearbeitung der Korrespondenz (DE/EN) und professionelle Drehscheibe zu internen Einheiten, Professuren und externen Partner:innen

Reisen: Planung von Geschäftsreisen und Betreuung internationaler Delegationsgäste

Eventorganisation: Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen und Workshops sowie bei Präsentationen und Kommunikationsunterlagen

Kommunikation & Web: Redaktionelle Betreuung des Webauftritts sowie Erstellung von Präsentationen und Kommunikationsunterlagen

Prozessoptimierung: Weiterentwicklung von Vorlagen, Checklisten und administrativen Standards zur Qualitätssicherung

Ein Teil der Aufgaben wird in enger Zusammenarbeit mit der administrativen Mitarbeitenden des Vizepräsidiums für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen wahrgenommen. Durch die gegenseitige Unterstützung und Stellvertretung ist eine kontinuierliche und effiziente Organisation gewährleistet.

Die ETH Zürich steht für exzellente Forschung, wegweisende Innovation und den erfolgreichen Transfer von Wissen in Wirtschaft und Gesellschaft. Im Vizepräsidium für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen (VPWW) arbeiten wir an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Innovation, Entrepreneurship und externen Partner:innen.

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion

• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick sowie eine vorausschauende, exakte und strukturierte Arbeitsweise

• Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit

• Professionelles und dienstleistungsorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen

• Freude an einem internationalen, dynamischen und vielseitigen Arbeitsumfeld

• Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen und Affinität zu digitalen Tools

• Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen

• Erfahrung im Hochschul-, Innovations-, Entrepreneurship- oder internationalen Umfeld ist von Vorteil

• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch auf Niveau C2, weitere Sprachen sind ein Plus