Assistenz im Vizepräsidium für Forschung

Sie übernehmen die vorausschauende, komplexe Terminkoordination und -organisation mit internen und externen Partnern für die Vizepräsidentin. Sie unterstützen administrativ und organisatorisch die Vizepräsidentin für Forschung und die Stabsleitung. Sie pflegen unseren Webauftritt, unterstützen uns mit Social Media und bei der Organisation von Workshops und Events. Sie haben Freude daran, die Prozesse im Office weiterzuentwickeln unter Einsatz von digitalen Tools und KI-Anwendungen. Sie erledigen die Korrespondenz in Deutsch und Englisch selbstständig mit der Bewirtschaftung verschiedener Mailboxen und übernehmen allgemeine administrative Arbeiten. Sie führen das Office eigenverantwortlich während der Ferienvertretung der Kollegin. Die Assistenz arbeitet gemeinsam mit einer Office Kollegin und berichtet direkt an die Stabsleitung.

Die Vizepräsidentin für Forschung ist Mitglied der Schulleitung der ETH Zürich und setzt sich gemeinsam mit ihrem Stab und den drei dazugehörigen Abteilungen für beste Rahmenbedingungen für exzellente Forschung ein.

• KV-Abschluss mit entsprechender Weiterbildung, FH-Abschluss oder vergleichbare Ausbildung; mehrjährige Berufserfahrung ist von Vorteil

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere Microsoft Teams, SharePoint und KI-Anwendungen werden vorausgesetzt

• Projekterfahrung in unterstützender Funktion als Plus

• Exakte und proaktive Arbeitsweise und klare Prioritätensetzung auch in dynamischen und anspruchsvollen Situationen

• Verlässliche und serviceorientierte Persönlichkeit mit Freude an Teamarbeit

• Ein hohes Mass an zeitlicher Flexibilität und grosse Einsatzbereitschaft wird vorausgesetzt

• Sie handeln diskret und gehen vertraulich mit sensiblen Informationen um

• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift