Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen

In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie proaktiv die beiden Professorinnen und ihre Teams in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen dabei eine koordinierende Rolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsbereich. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung. Dabei sind Sie auch im Admin-Team des Institutes eingebunden. Der Stellenantritt ist per sofort oder nach Vereinbarung. Sie begleiten Ein- und Austritte, beraten die Forschungsgruppen und Professorinnen in vielfältigen administrativen Fragen und verwalten Personaländerungen. Zudem betreuen Sie akademische Gäste. Sie verantworten die Verwaltung von Mitteln und Budgets, koordinieren Rechnungen und Spesenabrechnungen und betreuen Projekte einschliesslich des Reportings. Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Aktive Mitarbeit im Admin-Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und für eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts.

Das Boeva Lab und die Statistical Machine Learning Group sind Teil des Instituts für Maschinelles Lernen und gehören zum Departement Informatik an der ETH Zürich. Sie bieten ein internationales, lebendiges und anspruchsvolles Arbeitsumfeld.

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und verfügen idealerweise bereits über Erfahrung im universitären Umfeld

• Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick

• Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern

• Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei. Sie erkennen Problemstellungen und Herausforderungen und tragen dazu bei, diese zu adressieren.

• Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv

• Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse – die Kommunikation im Institut erfolgt überwiegend auf Englisch