Sachbearbeiter Schwimmsport

Sie sind die administrative und organisatorische Unterstützung für die Co-Fachbereichsleitung Schwimmsport und die zentrale Schnittstelle für Fachlehrpersonen, Vikarinnen und Kursleiterinnen. Dazu gehört die Unterstützung bei Rekrutierung, Onboarding und Personalverwaltung sowie die Koordination von Vikariaten und Stundenplänen. Sie pflegen und aktualisieren die Internetplattform «swimadmin», MS Teams sowie die weiteren internen Kommunikationswege. Dazu gehört die Organisation von Weiterbildungen, Briefings und die allgemeine Korrespondenz. Sie führen die Kursverwaltung im Information Manager (Erfassung, Mutationen, Wartelisten) und unterstützen bei der Rekrutierung und dem Vertragsmanagement der Kursleitenden. Sie wirken bei Controlling und Lohnabrechnung (J+S) Prozesse mit und leisten zudem Support für die Programmleitung ZüriKick. Sie sind für die Terminkoordination, die Vorbereitung von Sitzungen und die Protokollierung zuständig. Dazu gehört auch die Pflege von Adressverzeichnissen. Sie wirken in den Organisationskomitees der Anlässe Stadtzürcher Seeüberquerung, „De schnällscht Zürifisch“ und der Stadtzürcher Schwimmstafette. Dazu gehört die reibungslose Organisation und die Mitverantwortung für den Erfolg dieser Events.

Das Sportamt ist eine Dienstabteilung des Schul- und Sportdepartements der Stadt Zürich. Es ist das Kompetenzzentrum für die Sportförderung und stellt der sportbegeisterten Bevölkerung und den Vereinen die Sportanlagen inklusive Hallen- und Freibäder zur Verfügung.

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder eine vergleichbare Qualifikation. Dazu gehört Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit parallelen Aufgaben; Kenntnisse der Schullandschaft Zürich, im Bereich Kinder- und Jugendsportförderung sowie im Wassersport sind von Vorteil

• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse und eine hohe Affinität zu IT-Tools, insbesondere MS Office

• Sie zeichnen sich durch sehr gute Selbstorganisation, eine strukturierte und effiziente Vorgehensweise sowie ein hohes Qualitätsbewusstsein aus. Dazu gehört vernetztes Denken und die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu erledigen

• Sie sind eigenverantwortlich, zuverlässig und einfühlsam. Dazu gehört ein Interesse an personalrechtlichen Themen und die Bereitschaft für vereinzelte Einsätze am Abend oder Wochenende bei grossen Anlässen. Zudem haben Sie Freude an der Vereinsarbeit

• Sie besitzen einen Führerausweis Klasse B und übernehmen Materialtransporte zu verschiedenen Anlässen des Fachbereichs