Executive Assistant CEO & Geschäftsleitung

Eigenverantwortliche Führung des Kalenders des CEO – Terminvereinbarung, -bestätigung und -verschiebung sowie Priorisierung nach Dringlichkeit. Planung, Organisation und Koordination des jährlichen Sitzungskalenders der Geschäftsleitung inkl. Führung des Beschlussprotokolls, Pendenzenmanagement und Statusberichterstattung an den CEO. Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Anträgen und Präsentationen für GL- und Verwaltungsratssitzungen sowie Verwaltung und vertrauliche Ablage der GL-Dokumente. Planung und Durchführung interner und externer Anlässe von A bis Z (z. B. Kaderanlässe) sowie Empfang und Betreuung von Gästen der Geschäftsleitung als Repräsentation des Unternehmens gegenüber Kunden, Partnern und Behörden. Eigenständige Koordination und Mitarbeit in unterschiedenen bereichsübergreifenden GL-Projekte.

Die Avosano Gruppe ist ein Schweizer Unternehmen und positioniert sich in den Bereichen Pharmagrosshandel und Pharma-Prewholesale mit effizienten, qualitativ hochstehenden und innovativen Services entlang der Pharma Supply Chain in der gesamten Schweiz. Die Avosano Gruppe beschäftigt mit den zwei Tochterunternehmen Avosano AG (Pharmagrosshandel) und Avosano Industrie Service AG (Pharma-Prewholesale) an 3 Standorten insgesamt 650 Mitarbeitende.

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation; Weiterbildung als Direktionsassistent:in mit eidg. Fachausweis, HF-Abschluss in Betriebswirtschaft oder vergleichbare Weiterbildung von Vorteil

• 3–7 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, davon mindestens 2 Jahre auf Geschäftsleitungs- oder Direktionsebene

• Stilsicheres Deutsch (Muttersprache oder Niveau C2) sowie verhandlungssicheres Französisch (mind. Niveau B2) für schriftliche Korrespondenz & Telefonate, Englisch von Vorteil

• Sehr versierter Umgang mit MS Office 365 & Erfahrung mit digitalen Kollaborations- und Sitzungstools

• Ausgeprägtes Organisationstalent und vorausschauende, exakte und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch – auch unter Zeitdruck

• Absolute Diskretion und Loyalität sowie hohe Dienstleistungsorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Souveränes, gewinnendes und verbindliches Auftreten gegenüber Verwaltungsrat, Kunden, Partnern und Mitarbeitenden sowie Selbständigkeit und gesundes Urteilsvermögen

• Reisebereitschaft an allen drei Standorten (ca. 2-3 Mal pro Monat)