EXECUTIVE ASSISTANT

One of 34 job profiles at employer Swissport International AG

Role and responsibilities

Als erfahrene:r Assistent:in weisst du dich in einem äusserst lebhaften und dynamischen Umfeld zu bewegen. Du meisterst das Tagesgeschäft des Station Managers der weltweit grössten Swissport-Station selbstständig und vorausschauend und bist zudem die zentrale Anlaufstelle sowohl für das Station Management Leadership Team als auch für interne und externe Kunden. Selbstständige E-mail- und Post-Bearbeitung für den Station Manager, umfassendes Agenda-Management, Koordinierung des Jahreskalenders für sämtliche Station Leadership Meetings und Events, fristgerechte Sitzungsvorbereitungen, Aufbereitung von Präsentationen, Daten-Auswertungen und Führungsmitteln (Kennzahlen), Protokollierung (DE & EN) und Nachbearbeitung von Meetings und Workshops, inkl. umfangreichem Pendenzen-Management, Organisation und Begleitung von internen und externen Anlässen, Workshops und Seminaren, Mitarbeiter-Events und -Aktionen, Organisation von Station Visits, Rechnungs- und Budgetkontrolle inkl. Erledigung der Spesenabrechnungen, Travel Management für die gesamte Station, Organisation von Onboardings für Neueintritte, Unterstützung und Koordinierung interner Projekte in den verschiedensten Bereichen.

Team / description

Im Jahr 2023 hat Swissport International professionelle Bodenverkehrsdienstleistungen für rund 232 Millionen Fluggäste erbracht und in 115 Luftfrachthallen weltweit rund 4,7 Millionen Tonnen Luftfracht umgeschlagen. Swissport beschäftigt per Ende Dezember 2023 weltweit rund 60.000 Mitarbeitende und ist an 286 Flughäfen in 44 Ländern auf sechs Kontinenten tätig.

Qualifications and Skills

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

• Weiterbildung zur eidg. Dipl. Direktionsassistentin/-Assistenten oder ähnlich erwünscht

• Ausgewiesene Erfahrung in ähnlicher Funktion

• Proaktivität, Flexibilität sowie hohe Stressresistenz

• Hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung

• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hohes Mass an Selbständigkeit

• Verschwiegenheit und Diskretion

• Sichere Umgangsformen sowie Kommunikationsfähigkeit auf allen Hierarchiestufen

• Positive Einstellung und Freude am Umgang mit Kunden und Kolleginnen und Kollegen aus allen Kulturkreisen

• Versierte Kenntnisse der O365 Programme (insbesondere Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Visio)