Assistante ou Assistant de direction

Au sein de la Direction médicale et qualité, vous assurez, de manière autonome et en étroite collaboration avec les autres membres du secrétariat, les activités d’un secrétariat de direction institutionnel. Vous apportez le soutien nécessaire à la Directrice médicale, membre du Comité de direction, dans la conduite de ses missions et contribuez au bon fonctionnement de la Direction médicale et qualité. Dans un environnement impliquant de nombreux interlocuteurs et interlocutrices internes et externes, vous délivrez des prestations avec un haut degré de professionnalisme, d’autonomie et de discrétion, tout en respectant rigoureusement la confidentialité et en tenant compte des enjeux institutionnels. Vous assurez la gestion et le suivi de dossiers parfois complexes, coordonnez les échanges avec les directions, services, autorités, instances institutionnelles et partenaires externes, et contribuez à la préparation des éléments nécessaires à la prise de décision de la Direction médicale et qualité. Dans le cadre des délégations qui vous sont confiées, vous devrez être en mesure de prendre les décisions relevant de votre périmètre de responsabilité, en évaluant les risques associés et en mobilisant les ressources nécessaires, y compris les directeurs directrices des différentes Directions et/ou les chefs et cheffes de Département. Selon l'organisation du secrétariat et les besoins de la Direction médicale et qualité, il vous est également confié la responsabilité d'activités spécifiques, d'accompagnement d’instances, de commissions, de projets ou de processus transversaux dont vous assurerez la coordination administrative et le suivi dans le cadre du poste. Vous assurez aussi, de manière autonome, des tâches administratives diverses pour la Direction médicale et qualité, notamment en lien avec le support aux membres de l’équipe de ladite Direction. L'ensemble de votre activité devra être réalisée dans un état d'esprit d'équipe, permettant un fonctionnement proactif du secrétariat de la Direction médicale et qualité.

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. La Direction médicale et qualité est une structure métier qui incarne l'autorité médicale au sens de la loi genevoise sur les établissements publics médicaux. Elle a pour mission de garantir la qualité et la sécurité des prestations médicales offertes par les HUG. Elle élabore, après consultation du Conseil médical d'établissement, la politique médicale des HUG et la propose aux instances compétentes. Elle veille à son application dans l'ensemble des HUG et en est le garant vis-à-vis du Comité de direction et du Conseil d'administration. La Directrice médicale est responsable, en particulier, de la recherche clinique et de la formation post-graduée. Elle approuve les pratiques médicales et thérapeutiques des services et unités médicales.

• Au bénéfice d'une maturité commerciale et du brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction (ou d'un diplôme jugé équivalent)

• Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un poste d'assistanat de direction au sein d'une grande structure

• Excellent sens de l'organisation

• Rigueur administrative et excellente gestion des priorités

• Capacités d'analyse et de synthèse

• Excellentes capacités relationnelles et de communication

• Diplomatie vis-à-vis de vos interlocuteurs et interlocutrices

• Importance primordiale à la prestation de service et au respect absolu de la confidentialité

• Nature flexible, engagée et dynamique

• Privilégie le travail en équipe et la collaboration

• Maîtrise parfaite du français et capacité rédactionnelle de haut niveau

• Expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion

• Connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts