Assistante ou Assistant en recrutement

Vous apportez un support complet aux cinq spécialistes RH en recrutement pour tous les mandats de recrutement sous leur responsabilité. Durant la phase de pré-sélection, vous assurez l’analyse qualitative des candidatures reçues pour des campagnes transversales et volumiques ainsi que sur des mandats plus spécifiques. Vous suivez les différentes étapes du processus de recrutement, incluant la planification des entretiens, la gestion des mises en situation, et la réponse aux candidatures. En parallèle, vous assurez une réponse à l’ensemble des candidatures spontanées reçues sous format papier ou mail. De plus, vous gérez l’ensemble du processus des remplacements d’été représentant plus de 1'000 candidatures durant la période estivale. Dans votre rôle, vous assurez la publication de l’annonce, l’évaluation et l’orientation des candidatures, puis la gestion contractuelle de l’ensemble des personnes recrutées jusqu’à la rédaction des attestations de travail. Vous supervisez ponctuellement une équipe de 4 personnes dédiées à ce processus. Vous participez à l’organisation d’événements dédiés au recrutement tels que les campagnes de recrutement, les mises en situation et les salons professionnels et contribuez régulièrement aux projets du service. De manière périodique, vous établissez des indicateurs relatifs à votre activité. Vous êtes à l’aise avec l’utilisation courante d’Excel pour des tableaux dynamiques croisés, des tableaux de suivi, publipostage etc. Vous faites preuve d’un excellent sens du service auprès des clients internes et maintenez un contact de qualité avec les candidates et candidats, les managers et les équipes RH en identifiant des solutions répondant aux besoins tout en vous assurant du respect de la politique de recrutement institutionnelle et des bonnes pratiques. En soutien à votre collègue Assistante en recrutement, vous êtes une personne de contact pour les équipes RH, vous gérez les demandes de plus de 1000 publications d’annonces à l'année, provenant des départements et des directions. Vous garantissez leur publication avec une qualité rédactionnelle favorisant l’attractivité et la conformité avec les pratiques institutionnelles. Vous conseillez également les équipes internes sur la rédaction des annonces. La gestion des différents canaux de recrutement utilisés aux HUG (JobBoards, LinkedIn, presse spécialisée) fait partie de vos responsabilités en suppléance. A ce titre, vous analysez les demandes spécifiques de publications et vous entreprenez les démarches associées. En binôme, vous apportez du support aux utilisateurs et utilisatrices de l’ATS SmartRecruiters, vous pouvez assurer la formation de prise en main de la plate-forme et fournissez assistance aux membres des services RH, en résolvant les problèmes pour assurer une utilisation optimale de l’outil.

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. La Direction des ressources humaines a pour principale mission d’assurer le développement du capital humain de l’institution en perspective de l’évolution organisationnelle. Elle recherche constamment à innover, challenger et améliorer ses pratiques tout en basant sa stratégie sur l’expérience positive des collaborateurs et collaboratrices. La politique RH des HUG se fonde sur le développement des compétences et des parcours professionnels en adéquation avec les besoins institutionnels et se concentre sur la prise en compte de la personne, de l’équilibre vie professionnelle/vie privée et de la santé et sécurité au travail. Composé d’une équipe de spécialistes RH, le Service talents et leadership a pour mission d'attirer, recruter et fidéliser des talents tout en soutenant le développement des processus et politiques RH. Il propose des processus de recrutement innovants, des programmes de développement du leadership, des formations managériales, et des programmes de gestion de carrière au niveau individuel et institutionnel.

• CFC employé ou employée de commerce, agente ou agent relation client ou titre jugé équivalent

• Attestation de formateur ou formatrice d’apprentie ou apprenti est un atout

• Expérience minimale de 2 années dans la gestion d’activités à volumétrie importante incluant des activités administratives variées et un lien avec la clientèle

• Expérience dans des activités en lien avec le recrutement ou les ressources humaines

• Aptitude à évoluer dans un environnement rapide avec un sens client prononcé

• Réactivité pour répondre aux demandes tout en adoptant une approche factuelle

• Excellente organisation et priorisation des activités

• Proactivité en identifiant les opportunités d’amélioration favorisant des pratiques de recrutement objectives

• Haut niveau de qualité avec une attention aux détails prononcée

• Excellente communication et relation client irréprochable

• Très bonnes qualités rédactionnelles en français

• Aisance avec la production d’indicateurs

• Très bonne maîtrise des outils IT et des nouvelles technologies, notamment de la suite office 365 ainsi que des outils collaboratifs

• Esprit d’équipe fort et engagement démontré

• Capacité à collaborer avec plusieurs personnes avec des fonctionnements différents en faisant preuve d’adaptation

• Ethique et confidentialité guident votre pratique

• Envie de se développer tout en favorisant les bonnes pratiques en recrutement

• Nature curieuse et volonté de développer de nouvelles connaissances