Secrétaire de la médecin-cheffe de service en ophtalomologie

Vous assistez de manière autonome, sur le plan administratif, la cheffe de service dans la gestion d’un service regroupant plusieurs unités ou entités, tant dans les domaines cliniques, académiques et de recherche. Vous assumez l’interface entre les différentes filières professionnelles et contribuez à la maîtrise du fonctionnement global du service. Vous traitez l’ensemble des informations administratives et assurez la gestion des relations internes et externes y relatives. Vous recueillez les informations nécessaires à la constitution de dossiers pour la prise de décisions et assurez leur suivi. Les tâches et responsabilités principales portent notamment sur la gestion de l’agenda, du courrier, des réunions et des consultations de la médecin‑cheffe de service, ainsi que sur le suivi administratif des dossiers en lien avec le fonctionnement global du service.

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Le poste est rattaché au Département des neurosciences cliniques. Ce département dispense des soins à des patientes et patients de tous âges, enfants et adultes, atteints de pathologies neurochirurgicales, neurologiques, ophtalmologiques et oto-rhino-laryngologiques. L’objectif du département est d’amener la patientèle vers une récupération de son autonomie par l'enseignement, l'accompagnement et le suivi ambulatoire. Le service d’ophtalmologie des HUG est, depuis sa création en 1878, le premier pôle d’ophtalmologie dans le canton de Genève sur le plan du diagnostic, des traitements des maladies de l’œil ainsi que de la recherche.

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé ou employée de commerce et d’un Brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction ou toute formation jugée équivalente.

• Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire, secrétariat et / ou assistanat de direction.

• Vous avez une parfaite maîtrise du français et de l’anglais ou de l’allemand à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. Vous maîtrisez une autre langue étrangère. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL Advanced sur Word, Excel, Powerpoint et standard sur Web).

• La connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo) constitue un atout considérable.

• Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes autonome, vous avez le sens de l’anticipation et et êtes précis ou précise dans les tâches qui vous sont confiées.

• Flexible et d’une grande disponibilité, vous êtes à l’écoute et respectueux ou respectueuse.

• Enfin, vous avez un sens aigu de la confidentialité.