Leiter/-in Bereichssekretariat HR

In dieser Schlüsselposition sorgen Sie für eine reibungslose Organisation und unterstützen sowohl die Bereichsleiterin HR als auch den HR-Bereich mit Ihrem administrativen Geschick. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Aufbereitung von Unterlagen für die Geschäftsleitung, Unterstützung bei der Rekrutierung (Stellenausschreibungen, Organisation, Dossiers, Räumlichkeiten), Terminmanagement für die Bereichsleiterin sowie Planung und Organisation von Terminen und Events für das Team HR, Organisation und Protokollierung der Bereichsleitungssitzungen, Unterstützung der HR-Beraterin in personaladministrativen Belangen für die HR-Mitarbeitenden, Verantwortung für die Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung der neuen HR-Mitarbeitenden, Koordination und Weiterverrechnung von externen HR-Dienstleistungen, Pflege und Aktualisierung des HR-Intranets (News-Einträge, Informationsmanagement), Planung und Organisation von Personalanlässen, Postbewirtschaftung und Telefondienst für den Bereich HR, Jahresabschlussarbeiten und Dokumentenlenkung, Verantwortung für die Räumlichkeiten des Bereich HR und Schnittstelle zu den technischen Diensten, Material- und Drucksachenbewirtschaftung, Archiv-Verantwortung.

Caritas Schweiz ist ein führendes Hilfswerk im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit und der Humanitären Hilfe. Der Bereich HR bietet rund 780 festangestellten Mitarbeitenden in der Schweiz und weltweit eine professionelle und umfassende Unterstützung im HR-Management.

• Kaufmännische Grundausbildung

• Zertifikat HR-Assistent/in, Fachausweis HR-Fachfrau/-mann von Vorteil

• Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in der eigenständigen Führung eines Sekretariats - vorzugsweise im HR oder als Direktionsassistent/in

• Führungserfahrung

• Kommunikationsstärke und Dienstleistungsorientierung im Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen, hohe Teamorientierung

• Flexibilität und die Fähigkeit, verschiedene Aufgabenbereiche schnell und effizient zu übernehmen, je nach den Bedürfnissen des HR-Teams

• Hervorragende Selbstorganisation, strukturiertes und lösungsorientiertes Arbeiten und ausgeprägtes Zeitmanagement

• Diskrete und integre Persönlichkeit und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen

• Kompetenz für die effiziente Gestaltung von Informationsflüssen (Intranet, Schnittstellenmanagement)

• Organisationstalent, insbesondere bei der Planung von Personalanlässen

• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch sowie fliessende Kenntnisse in Französisch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich

• Exzellente Anwenderkenntnisse in Microsoft 365 und weiteren relevanten IT-Tools

• Kenntnisse im Umgang mit Kennzahlen und Statistiken von Vorteil