Executive Assistant Management Board

Du bist zentrale Ansprechperson und organisatorische Schnittstelle – intern wie extern, bis auf Konzernleitungsstufe. Du führst die Agenda vorausschauend, setzt Prioritäten im Sinne der Gesamtorganisation und sorgst dafür, dass die relevanten Unterlagen rechtzeitig vorliegen. Du sorgst dafür, dass Entscheide den Weg in die Umsetzung finden: Du verfolgst Themen über die Gremien hinweg nach und hältst die Anspruchsgruppen auf dem für sie richtigen Informationsstand. Du triagierst die eingehende Korrespondenz, verfolgst Pendenzen eigenständig nach und behandelst sensible Informationen mit der gebotenen Diskretion. Du orchestrierst internationale Reisen und anspruchsvolle Terminabstimmungen über Zeitzonen und Organisationsstufen hinweg – vorausschauend, effizient und ohne Reibungsverluste. Du behältst den Überblick über Pendenzen, Fristen und Dokumente des Chief of Staff Office stellst sicherdass alles am richtigen Ort auf dem aktuellen Stand ist.

Das Chief of Staff Office ist ein kleines Team mit direktem Zugang zur Konzernleitung. Wir arbeiten eng, unkompliziert und auf Augenhöhe zusammen, schätzen Vielfalt in Herkunft und Denkweise und halten einander den Rücken frei – in einem Umfeld, in dem sich Prioritäten täglich verschieben können.

• Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf oberster Stufe – als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Management-Support-Funktion

• Du verfügst über eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung – Weiterbildungen sind von Vorteil, etwa ein CAS im Bereich Strategic oder Digital Office Management oder der eidg. Fachausweis Executive Assistant

• Du beherrschst die MS-Office-Palette souverän, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel, und setzt KI-gestützte Anwendungen verantwortungsvoll und vertraulich ein

• Dich zeichnen eine strukturierte, antizipierende Arbeitsweise, ausgeprägtes Urteilsvermögen und absolute Verlässlichkeit aus – auch wenn es kurzfristig wird

• Du kommunizierst stilsicher in Deutsch und Englisch (mind. C1) – jede weitere Sprache ist von Vorteil

• Du erfüllst nicht jeden Punkt? Wenn du das Profil im Kern triffst, freuen wir uns auf deine Bewerbung