Backoffice Administrator

Du bearbeitest Kundenaufträge selbstständig von der Auftragserfassung über die Einkaufsbestellung bis zur vollständigen Abwicklung. Du verwaltest unsere Kundenverträge im Bereich Managed Security Services (MSS) und Cyber Defense Center (CDC) und stellst eine korrekte sowie termingerechte periodische Abrechnung sicher. Du erstellst Rechnungen und Gutschriften, achtest auf die Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen und sorgst für eine reibungslose administrative Abwicklung. Du pflegst unseren Artikelstamm, verwaltest Ressourcen und sorgst für eine hohe Datenqualität sowie die korrekte Zuordnung zu laufenden Projekten. Du arbeitest eng mit unseren Fachabteilungen zusammen, koordinierst dienstleistungsbezogene Aufträge und stellst einen reibungslosen Informationsfluss sicher. Du organisierst den Versand von Hard- und Software an unsere Kundinnen und Kunden im In- und Ausland und unterstützt bei Exportthemen. Du betreust unseren Empfang, begrüsst Besucherinnen und Besucher herzlich, bearbeitest die Ein- und Ausgangspost und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck. Du übernimmst vielseitige organisatorische und koordinative Aufgaben für unsere internen Abteilungen, sorgst für einen reibungslosen Ablauf und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Prozesse ein.

InfoGuard ist ein führendes Unternehmen im Bereich Cyber Security mit umfassender Expertise in Cyber Defence Services, Incident Response Services, Managed Security & Network Solutions für IT-, OT- und Cloud-Infrastrukturen sowie Services in den Bereichen Architektur, Engineering, Penetration Testing & Red Teaming und Security Consulting. Über 230 Expert*innen sorgen tagtäglich für die Sicherheit bei über 400 Kunden in der Schweiz, Deutschland und Österreich. InfoGuard hat den Hauptsitz in Baar/Zug sowie Niederlassungen in Bern, München und Wien.

• Abgeschlossene kaufmännische Lehre oder gleichwertige Ausbildung

• Erfahrung in der Auftragsabwicklung mit ERP

• Erfahrung in der IT-Branche

• Erfahrung / Know-how im Exportwesen von Vorteil

• Erfahrung mit Navision von Vorteil

• Strukturierte und genaue Arbeitsweise sowie kundenorientiertes Denken und Handeln

• Proaktives und lösungsorientiertes Vorgehen

• Vernetztes Denken und die Fähigkeit, mit Anspruchsgruppen aus verschiedenen Fachbereichen zu interagieren

• Fähigkeit, komplexe Themen zu analysieren und aufzuarbeiten

• Technisches Flair

• Deutsch: Muttersprache

• Englisch: gute Kenntnisse (mündlich und schriftlich)