Assistant ou Assistante de direction

Assurer la gestion administrative complète du secrétariat de direction, du service finances ; Gérer l'agenda, les déplacements et l'organisation des séances ; Coordonner, suivre et prioriser les activités courantes et spécifiques de la direction ; Rédiger des correspondances, rapports, comptes rendus et procès-verbaux avec un haut niveau d'exigence rédactionnelle ; Traiter des dossiers complexes, sensibles et confidentiels ; Élaborer des documents d'analyse et de synthèse à partir de données variées, notamment chiffrées ; Mettre en place et suivre des tableaux de bord, outils de pilotage et supports de reporting ; Assurer la communication avec les partenaires internes et externes ; Suivre de manière autonome certains dossiers opérationnels.

L'office médico-pédagogique (OMP) prend soin du développement et des apprentissages des enfants et des jeunes du canton à besoins éducatifs particuliers, en situation de handicap ou en vulnérabilités en offrant des prestations de soutiens, de soins et d'enseignement spécialisé.

L'OMP accomplit ses missions en faveur des enfants et des jeunes présentant des troubles de développement notamment des apprentissages, des troubles psychologiques, des défauts de langage, des affections nerveuses, sensorielles ou motrices. L'office offre également une aide dans les cas de polyhandicap, de troubles sensoriels comme la cécité, ou de troubles complexes comme l'autisme. Il met tout en œuvre pour poursuivre ses missions de la manière la plus différenciée et personnalisée possible, et contribue à l'éducation, l'instruction et la formation préprofessionnelle des mineurs du canton dont il a la charge.

L'OMP compte environ 1'790 collaboratrices et collaborateurs, tous statuts confondus.

Au sein de la direction générale de l'OMP, le Service finances contribue à l'élaboration et au suivi des ressources financières de l'office. Dans ce cadre, il échange quotidiennement avec ses différentes structures. Il enregistre également l'ensemble des opérations comptables et procède à la facturation des débiteurs, ainsi qu'au paiement des créanciers.

Dans un environnement exigeant, à la croisée d'enjeux opérationnels, stratégiques et institutionnels, vous assistez la direction du service et jouez un rôle clé dans la coordination, l'analyse et le suivi des activités.

• Maturité professionnelle commerciale ou formation jugée équivalente ;

• Minimum 5 ans d'expériences dans une fonction de secrétariat de direction ;

• Une expérience dans l'administration publique constitue un atout, tout comme dans les domaines de la formation, de l'enseignement ou du social.

• Excellente présentation et posture professionnelle ;

• Sens aigu de la confidentialité et du service public ;

• Excellentes capacités rédactionnelles et parfaite maîtrise du français ;

• Forte capacité d'anticipation, sens de l'organisation et gestion des priorités ;

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (MS Office, notamment Word, Excel et PowerPoint) ainsi que des outils collaboratifs (SharePoint) ; connaissance de Gina Manager/SIRH : un atout ;

• Aisance avec les données chiffrées, esprit d'analyse et de synthèse ;

• Capacité à évoluer dans un environnement complexe, avec de multiples interlocuteurs ;

• Résistance au stress, flexibilité et sens de l'adaptation ;

• Excellentes compétences relationnelles : diplomatie, entregent et intelligence émotionnelle ;

• Excellente capacité à communiquer de manière claire, adaptée et efficace avec des interlocuteurs variés, tant à l'oral qu'à l'écrit ;

• Goût pour le travail en équipe et le travail en réseau ;

• Intérêt marqué pour les missions et prestations de l'OMP.