Assistante ou Assistant de direction

La personne recherchée sera amenée à assister le Directeur général de l'Office dans l'accomplissement de ses missions. Dans ce cadre, la titulaire ou le titulaire du poste devra notamment :

Gérer de manière autonome les tâches administratives et le secrétariat complet du directeur général; Prendre des notes, rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi; Préparer, gérer et assurer le suivi de dossiers spécifiques et complexes; Assurer la gestion des flux d'information et de communication entre le département et l'office; Gérer les agendas et les échéanciers des courriers en suspens; Planifier et organiser des rendez-vous et des séances; Effectuer le classement et l'archivage électronique des documents.

L'Office cantonal de la protection de la population et des affaires militaires (OCPPAM) est chargé de la mise en œuvre de la protection de la population dans le canton de Genève. Il a pour mission de former et d'entraîner les personnes impliquées dans les interventions d'urgence, ainsi que de piloter les dispositifs en cas de crise ou de situation exceptionnelle.

Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité où l'égalité entre hommes et femmes est garantie. Vous profiterez de prestations sociales de qualité, vous développerez vos compétences grâce à une offre de formation continue importante et variée. Vous bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du DIN.

• Maturité professionnelle commerciale ou formation jugée équivalente;

• Minimum 5 ans d'expériences dans une fonction de secrétariat de direction;

• Une expérience dans l'administration publique constitue un atout.

• Excellente maîtrise du français et orthographe irréprochable;

• Aisance dans la rédaction de correspondance, de procès-verbaux et/ou de tout objet administratif;

• Compétences organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs tâches;

• Très bonnes capacités d'anticipation et de gestion des priorités;

• Capacité d'analyse et de synthèse;

• Aptitude à gérer une forte charge de travail;

• Capacité d'adaptation;

• Sens du service public;

• Connaisances de l'allemand constitue un atout.

• Excellente maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) ;

• Connaissances de Aigle/Nova un atout.