Secrétaire 2 - SPMI 115400

En tant que secrétaire 2 rattaché-e à la direction du service, vous aurez pour principale mission d'assumer de manière autonome le secrétariat du chef de service et d'assurer la liaison avec les entités externes et internes au service. Vous exercerez les activités suivantes : Rédiger et diffuser les communications internes, veiller à la cohérence, la clarté et la bonne circulation de l'information au sein du service. Prendre et rédiger des procès-verbaux, des notes et diverses correspondances (à destination du personnel, des services de l'Etat, organismes externes et tribunaux ainsi qu'aux familles). Organiser et optimiser le secrétariat, afin de garantir la qualité des prestations auprès des usagers et des prestataires externes. Assurer une gestion documentaire rigoureuse. Assurer le suivi administratif des diverses situations (dénonciation, avertissement, clause péril). Gérer les appels internes et externes, analyser les demandes, orienter, informer. Sur la base des informations fournies, rédiger et préparer les rapports/courriers ainsi que les dossiers spécifiques aux domaines traités par le chef de service. Procéder au classement des documents reçus des différents services de l'Etat et des organismes externes (références, pièces administratives, courriers) et assurer l'archivage administratif des dossiers de la direction. Élaborer et tenir à jour les fichiers statistiques, ainsi que concevoir des présentations (ex: créer et tenir à jour les tableaux des points de situations et les diverses statistiques en lien avec la maltraitance et autres types de situations). Tenir et organiser l'agenda et la boîte aux lettres électronique du chef de service et planifier des rendez-vous réguliers et sur demande. Gérer la boite aux lettres électronique de la direction. Ponctuellement : Participer à des groupes de travail. Encadrer et assurer le suivi des matu-pro, et des apprenti-e-s de commerce et du personnel temporaire de soutien (ex: ETFI). Remplacer l'assistant-e de direction à la demande de la Direction.

L'office cantonal de l'enfance et de la jeunesse (OCEJ) dispense chaque année des prestations en faveur de près de 100'000 enfants et jeunes du canton. L'OCEJ pilote, organise, coordonne ou réalise des prestations de promotion, prévention, protection et surveillance. L'office agit en collaboration avec ses partenaires publics et privés, pour le développement des enfants et des jeunes et dans le respect de leur intégrité. L'OCEJ est composé de sept services : service de protection des mineurs (SPMi), service dentaire scolaire (SDS), service de santé de l'enfance et de la jeunesse (SSEJ), service de la pédagogie spécialisée (SPS), service d'évaluation et d'accompagnement de la séparation parentale (SEASP), service d'autorisation et de surveillance des lieux de placement (SASLP), service d'autorisation et de surveillance de l'accueil de jour (SASAJ). Plus de 600 collaboratrices et collaborateurs occupant 55 fonctions différentes contribuent à ces missions variées et essentielles pour le canton.

• CFC d'employé de commerce (3 ans avec formation complémentaire).

• 3 à 5 années d'expérience de secrétariat administratif (domaine des prestations sociales).

• Très bonne maîtrise de la langue française, excellente orthographe, capacité à s'organiser de manière autonome et esprit d'initiative, grande flexibilité et entregent, intérêt pour les problèmes humains en lien avec les familles et les mineurs en difficulté.

• Rigueur, rapidité d'exécution, capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.

• Strict respect de la confidentialité.

• Proactivité, sens de l'organisation, aisance rédactionnelle, aptitude à travailler de manière indépendante tout en sachant cultiver l'esprit d'équipe, forte résistance au stress.

• Excellente maîtrise des outils informatiques standards (Excel, Word, Power point, Sharepoint, Webex Outlook et l'Internet).