Stabsleitung Global Affairs (Head of Operations Global Affairs)

In dieser neu geschaffenen Funktion unterstützen Sie die Weiterentwicklung der Führungs-, Priorisierungs- und Koordinationsprozesse von Global Affairs. Sie unterstützen die Abteilungsleitung dabei, Mandate, Projekte und Ressourcen entlang der festgelegten Prioritäten auszurichten und deren koordinierte und effektive Umsetzung sicherzustellen. Die Funktion schafft Transparenz über laufende Aktivitäten, unterstützt Priorisierungsentscheidungen und sorgt für verlässliche Arbeits- und Umsetzungsstandards innerhalb der Abteilung. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere: Sicherstellung des Überblicks über Mandate, Projekte, Schnittstellen und Ressourcenbedarfe innerhalb der Abteilung, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen zu Prioritäten, Kapazitäten und Ressourceneinsatz in enger Abstimmung mit der Leitung und stellvertretenden Leitung von Global Affairs, Koordination des Projektpools entlang der definierten Prioritäten und verfügbaren Kapazitäten, Aufbau, Weiterentwicklung und Verankerung von Standards für Planung, Reporting, Follow-ups und Projektumsetzung, Mitverantwortung für die Steuerung ausgewählter operativer und projektbezogener Bereiche, einschliesslich Linienverantwortung für definierte Teil der Abteilungsstruktur, Mitverantwortung an der Weiterentwicklung von Führungsroutinen, Koordinationsmechanismen und Ressourcenmanagement innerhalb von Global Affairs, Unterstützung einer wirksamen Umsetzung wiederkehrender Aktivitäten, von Projektarbeit und bereichsübergreifenden Initiativen in einem komplexen und dynamischen organisatorischen Umfeld.

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung.

• mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Funktion als Leitung Operations / Stabsleitung, Operations Lead, im Programmmanagement, in der Organisationsentwicklung oder in einer vergleichbaren managementnahen Unterstützungs- oder Steuerungsfunktion

• fundierte Erfahrung in der Portfolioübersicht, der Priorisierung, der Ressourcensteuerung sowie in der Koordination mehrerer paralleler Arbeitsstränge

• ausgeprägte Kompetenzen im Projekt-, Prozess- und Umsetzungsmanagement, verbunden mit der Fähigkeit, praxistaugliche Standards und Routinen einzuführen und nachhaltig zu verankern

• Erfahrung in der Linienführung und Sicherheit im Umgang mit Komplexität, wechselnden Anforderungen und organisationalem Wandel

• ein sehr gutes Urteilsvermögen und Gespür für Timing, insbesondere hinsichtlich der Frage, welche Themen direkt bearbeitet werden können und wo Abstimmung erforderlich ist

• sehr gute Englischkenntnisse sowie die Fähigkeit, mit internen und externen Anspruchsgruppen auf verschiedenen Ebenen professionell zu interagieren

• idealerweise Erfahrung in Hochschulen, im öffentlichen Sektor oder in ähnlich komplexen institutionellen Kontexten