Executive Assistant – Education Department

Sie unterstützen die Departementsleitung Education in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Sie koordinieren eigenständig ausgewählte Projekte und bereichsübergreifende Vorhaben sowie die Weiterentwicklung von Prozessen und Qualitätsmanagement im Bereich Education und übernehmen ergänzend zusätzliche koordinative und administrative Aufgaben. Sie verantworten die Koordination von Terminen sowie die Führung der Agenda, übernehmen selbstständig allgemeine administrative Aufgaben, einschliesslich Korrespondenz, Dokumentenmanagement, Pflege von Stammdaten, Reisemanagement sowie der digitalen Spesen- und Rechnungsabwicklung. Sie organisieren und koordinieren interne und externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und stellen die professionelle Vor- und Nachbereitung inklusive Protokollführung sicher. Sie planen und koordinieren den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender im Departement Education, einschliesslich IT- und Infrastruktur-Setup. Sie unterstützen die Organisation und Jahresplanung des Departments und tragen zur effizienten Koordination wiederkehrender Aktivitäten und Termine bei.

Das Swiss TPH ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Rund 900 Personen aus 90 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit sowie Gesundheitssysteme und -programme. Das Departement Education ist für die Koordination der Lehrgänge und Programme am Swiss TPH sowie an der Universität Basel verantwortlich und sucht per sofort oder nach Vereinbarung eine Assistenz der Departementsleitung Education.

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung im Assistenzbereich; eine Weiterbildung als Direktions- oder Managementassistent:in ist von Vorteil

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit hoher Eigenverantwortung, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder Direktionsebene

• Sie arbeiten selbstständig, denken mit, setzen Prioritäten sicher und bringen sich mit Eigeninitiative sowie einem Blick für Optimierungsmöglichkeiten aktiv ein. Sie behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick, koordinieren effizient und arbeiten strukturiert, lösungsorientiert und flexibel

• Sie begegnen unterschiedlichen Anspruchsgruppen mit Fingerspitzengefühl, denken serviceorientiert und handeln auch in anspruchsvollen Situationen souverän und vorausschauend

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine schnelle Auffassungsgabe für neue IT-Tools und Offenheit im Umgang mit digitalen Anwendungen

• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse wie Französisch sind von Vorteil