Administrateur-trice gestionnaire au Service de médecine intensive adulte

Vous assurez la gestion administrative, organisationnelle et financière du service en soutenant le Chef de service dans ses activités et participez aux séances de direction. Vous encadrez le personnel administratif du service en assumant la conduite d'équipe des secrétaires des médecins chefs et des secrétaires médicales et de desk du service. Vous fixez les objectifs, réalisez les entretiens annuels d'évaluation et gérez les situations sensibles, tout en mobilisant les ressources pour les faire évoluer. Vous collaborez étroitement avec les RH départementales pour toute situation particulière ayant trait à la gestion du personnel administratif du service. Vous assurez un soutien aux secrétaires médicales et de desk lors des situations sensibles des familles de patients qui visitent leur proche dans le service. Vous assistez le Chef de service dans ses différentes activités et gérez la planification des séances, congrès et tout autre évènement, tout en assurant le suivi des échéanciers et en définissant les priorités. Vous participez activement au développement du service ainsi qu'à la définition et à la mise en oeuvre des objectifs stratégiques (organisation des groupes de travail, réflexion sur le soutien administratif, rédaction de documents de référence). Vous soutenez le Chef de service dans la tenue et le suivi des dossiers des médecins cadres et de leur formation continue. Vous définissez, mettez à jour et appliquez les processus et procédures internes et externes (management qualité, suivi des indicateurs, organisation des audits internes et externes).

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation. Le Service de médecine intensive adulte (SMIA) assure la prise en charge clinique de tous les patients adultes médicaux et chirurgicaux du CHUV nécessitant des prestations de médecine intensive. Il assume tant un rôle d'hôpital universitaire (médecine hautement spécialisée, prises en charge complexes), avec des missions prioritaires à caractère supracantonal comme les grands brûlés et les transplantés cardiaques ou pulmonaires, qu'un rôle de proximité pour les patients de la région lausannoise.

• Vous possédez un CFC d'employé-e de commerce ou un titre jugé équivalent, ainsi qu'une Maturité fédérale

• Vous bénéficiez d'une formation en management, en coaching ou conduite d'équipe

• Vous avez d’excellentes connaissances Windows MS Office

• Vous faites preuve d’aisance dans l'expression verbale et écrite

• Vous disposez d’excellentes capacités de communication et appréciez travailler en autonomie

• Vous avez une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de l'administration publique et d'au moins 3 ans dans la gestion d'un secrétariat avec conduite d'équipe

• Vous faites preuve d'entregent, d'écoute et de diplomatie

• Vous pratiquez et comprenez l'anglais et/ou l'allemand, ce qui constitue un atout

• Vous possédez un sens inné de la rigueur ainsi que la connaissance des directives internes