Assistant-e administratif-ve pour le site de Plexus-Santé à Bussigny

Vous effectuez les tâches de secrétariat générales et l'accueil physique et téléphonique du site. Vous prenez en charge la gestion du temps (planification, ajustement, bouclement des plannings) et diffusion des soldes de vacances et heures supplémentaires. Vous assurez la gestion des absences (collecte et envoi des certificats médicaux, déclaration d'absences longue durée). Vous êtes un support aux démarches de recrutement (appels des candidat-e-s, établissement du dossier). Vous assurez la gestion du courrier interne et externe et les commandes de consommables. Vous préparez l'ensemble des dossiers administratifs et assurez la gestion des documents du site (tri, numérisation, archivage). Vous fournissez un support administratif à la relation fournisseurs et à la cellule comptabilité.

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l’un des 5 hôpitaux universitaires suisses et l'un des meilleurs dans le monde. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l’Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe et d’envergure européenne dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation. Le Département de la logistique hospitalière (LOH) a pour mission de s'assurer que les unités de soins, d'enseignement et de recherche puissent pleinement se concentrer sur leur cœur de métier, en leur offrant et en développant des prestations d'exploitation logistiques efficientes. La plateforme logistique commune Vaud-Genève, PLEXUS-Santé (PLX) est située à Bussigny. Elle regroupe les activités des magasins centraux du CHUV et des HUG sur le site logistique de Bussigny. Sa mission première est d'approvisionner de façon efficiente les consommables médicaux et non médicaux à forte rotation, auprès des 2 hôpitaux.

• Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce ou d'un titre jugé équivalent

• Vous bénéficiez d'une expérience professionnelle de 5 ans dans un secrétariat

• Vous bénéficiez d'une expérience professionnelle de 1 an dans la gestion de la communication, un atout

• Vous maîtrisez la langue française à l'oral et à l'écrit (langue maternelle ou niveau C2)

• Vous maîtrisez les outils bureautiques usuels (Excel, Word, etc.)

• Vous êtes disposé-e à effectuer des horaires irréguliers

• Vous possédez un sens aigu de l’accueil ainsi qu'une aisance téléphonique avérée.