Administrative Assistenz im Departement Mathematik

Sie führen das Sekretariat der Professur selbstständig, unterstützen Prof. Iacobelli und die weiteren wissenschaftlichen Mitarbeitenden (Doktorierende und Postdoktorierende) in allen administrativen und organisatorischen Belangen und tragen dabei die Verantwortung für reibungslose Abläufe im täglichen Betrieb. Ihr vielfältiges Aufgabenportfolio umfasst insbesondere: Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Terminkoordination, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Telefonie, sowie Ablage), Organisation von Dienstreisen und Anlässen, Planung von Konferenzen oder Workshops, Betreuung von Gästen, Unterstützung bei Anträgen und der Verwaltung für Forschungsprojekte und Grants, Administrative Betreuung der Forschungsgruppe, Bewirtschaftung der finanziellen Mittel der Professur, Verarbeitung von Rechnungen und Spesen. Bei Ihren Tätigkeiten arbeiten Sie eng mit den Sekretariaten der weiteren Professuren sowie mit den zentralen Verwaltungseinheiten im Departement und an der ETH Zürich zusammen.

Das Departement Mathematik (D-MATH), mit seinem Standort im historischen Hauptgebäude der ETH Zürich, ist ein international anerkannter Referenzpunkt für mathematische Forschung und Lehre, der Menschen aus allen Bereichen der Mathematik zusammenbringt.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Hochschulumfeld

• Sie arbeiten sehr selbstständig, strukturiert und zuverlässig, behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick und setzen Prioritäten richtig

• Sie sind dienstleistungsorientiert, diskret und teamfähig

• Dank Ihrer raschen Auffassungsgabe gehen Sie gekonnt mit sehr unterschiedlichen und wechselnden Anforderungen um

• Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme sehr gut, von Vorteil sind auch Kenntnisse von macOS

• Sie verfügen über stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Eigeninitiative, vorausschauendes Arbeiten und ausgeprägtes Organisationstalent runden Ihr Profil ab