Sachbearbeiter Sekretariat

Sie sind im Jobsharing Ansprechperson für rund 200 Mitarbeitende sowie externe Stellen und erledigen allgemeine Sekretariatsarbeiten. Sie entlasten die Zentrumsleitung sowie die Stabsstelle administrativ, indem Sie beispielsweise die Terminkoordination übernehmen, Korrespondenz führen und Präsentationsunterlagen erstellen. Sie organisieren interne Veranstaltungen und koordinieren Sitzungen. Sie bewirtschaften das Bestellwesen für Büromaterial, verarbeiten Rechnungen im Finanzsystem und koordinieren den Unterhalt der Infrastruktur vor Ort. Sie übernehmen Verantwortung bei der Einführung und Bewirtschaftung von digitalen Tools und Anwendungen und gestalten aktiv die Strukturen und Prozesse des Sekretariats.

Die Sozialen Dienste stellen mit ihrer Arbeit in den fünf Sozialzentren sicher, dass die Menschen in der Stadt Zürich auf eine wirksame soziale Grundversorgung zählen können. Mit rund 2400 Mitarbeitenden setzt sich das Sozialdepartement der Stadt Zürich täglich für ein soziales Zürich ein. Wir sind für alle da und unterstützen Kinder, Jugendliche und Erwachsene in unterschiedlichen Lebenslagen. Wir leisten einen wichtigen Beitrag zum gesellschaftlichen Zusammenhalt. Und wir tragen zu einer hohen Lebensqualität in den Quartieren bei.

• Kaufmännischer Abschluss EFZ oder eidgenössische Handelsmittelschule und Berufserfahrung in einem vergleichbaren Bereich mit Drehscheibenfunktion

• Einwandfreier mündlicher und schriftlicher Ausdruck in Deutsch

• Versierter Umgang mit der MS-Office-Palette und eine ausgeprägte Affinität für digitale Anwendungen

• Hohe Dienstleistungsorientierung und Freude am täglichen Kontakt internen Ansprechpartnern

• Selbstständige und exakte Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Organisationsflair für die Koordination von Veranstaltungen und Prozessen des Büromanagements