Leiter Sekretariat

Du leitest das Sekretariat und sorgst für einen effizienten und reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Du koordinierst die Arbeitsverteilung im Team, priorisierst Aufgaben und stellst die Einhaltung der definierten Prozesse sicher. Du bist die erste Ansprechperson für das Sekretariatsteam sowie für die Mitarbeitenden des Amts bei Fragen und Aufträgen rund um das Sekretariat. Du entwickelst die Abläufe im Sekretariat weiter, dokumentierst Prozesse und sorgst für deren laufende Optimierung. Du übernimmst vielseitige administrative Aufgaben wie Telefon- und Postdienst, die Bewirtschaftung des zentralen Postfachs sowie die Registrierung von Unterlagen in der Geschäftsverwaltung. Du prüfst Texte und koordinierst den Versand von Regierungsbeschlüssen und Departementsverfügungen. Als CMI-Poweruser/in unterstützt du die Weiterentwicklung der Geschäftsverwaltung und wirkst in Projekten mit. Du wirkst bei der digitalen Transformation und weiteren Projekten mit.

Im Amt für Natur und Umwelt arbeiten rund 60 Fachspezialistinnen und Fachspezialisten. Das Sekretariatsteam besteht aus vier Personen und ist für die Administration des ganzen Amts zuständig.

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung.

• Du hast bereits ein Sekretariat geleitet oder bringst Führungserfahrung mit.

• Du bist eine qualitätsbewusste und engagierte Persönlichkeit mit Eigeninitiative und Durchsetzungsvermögen.

• Du hast eine sehr gute Auffassungsgabe und Freude an vielfältigen Aufgaben und Themen.

• Du bist bereit, dich im Rahmen der digitalen Transformation in sich verändernde Prozesse einzubringen.

• Du hast gute IT-Anwenderkenntnisse und bist offen gegenüber betriebsinternen Systemen.

• Du arbeitest gerne im Team zusammen und bist bereit, deine Aufgaben flexibel und dienstleistungsorientiert zu erledigen.

• Deine Deutschkenntnisse sind stilsicher in Wort und Schrift. Gute Kenntnisse in mehreren Kantonssprachen sind von Vorteil.