Head of Office Management

Du führst ein engagiertes und erfahrenes Teams von 5 Personen. Du bist für den Empfang und Hospitality am Standort Zürich verantwortlich. Der Betrieb und das Facility Management gehören ebenfalls zu deinem Aufgabengebiet. Du kümmerst dich selbständig und proaktiv um alle administrativen und organisatorischen Belangen im Bereich Office Management. In deiner Drehscheibenfunktion organisierst du Termine, Sitzungen, Reisen und Veranstaltungen. Du bist für diverse administrative Prozesse verantwortlich, wie beispielsweise Rechnungen, die Pflege unseres CRM-Systems sowie allgemeine administrative Arbeiten für unser Kader. Du nimmst Anrufe in der Telefonzentrale entgegen und stärkst die interne und externe Kommunikation, z.B. bei Marketinganfragen. Du sorgst mit deinem positiven Auftreten für einen reibungslosen und kompetenten Auftritt im Empfangsbereich und begeisterst damit unsere Kunden, Gäste und Kandidaten. Du kümmerst dich um Anliegen unserer Partner und schaffst pragmatische und umsetzbare Lösungen. Gemeinsam mit deinem Team unterstützt du zudem bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Events sowohl für Kunden wie auch für Mitarbeitende. Du bist für die Ausbildung von Lernenden im Team verantwortlich.

Wüest Partner ist ein innovatives und unabhängiges Dienstleistungsunternehmen in der Immobilienwirtschaft. Seit 1985 schaffen sie fundierte Entscheidungsgrundlagen mittels Kombination von Expertise, Daten und digitalen Lösungen. Branchenführend mit umfassenden Leistungen in den Bereichen Bewertung, Beratung, Daten & Analysen, Produkte, Software und Bildung um ihren Kund:innen zu neuen Perspektiven und nachhaltiger Wertschöpfung zu verhelfen. Wüest Partner befindet sich vollständig im Eigentum der aktuell 31 Partnerinnen und Partner. Diese bürgen für Kontinuität, Qualität und Unabhängigkeit. Wüest Partner beschäftigt als Gruppe rund 500 Mitarbeitende an 15 Standorten in Europa mit Hauptsitz in der Schweiz. Der Gruppe zugehörig sind die Tochtergesellschaften Durable, Datahouse, QualiCasa und Signa-Terre.

• Abgeschlossene kaufmännische und/oder betriebswirtschaftliche Berufsausbildung

• Weiterbildung als Direktionsassistenz FA oder Vergleichbarem

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Office Manager / Receptionist mit erweitertem Aufgabengebiet

• Führungserfahrung von Vorteil

• Professionelles Auftreten mit Kommunikationsgeschick

• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung

• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

• Organisationstalent mit grosser Flexibilität und Teamfähigkeit

• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute Kenntnisse in Englisch und Französisch von Vorteil

• Selbstständiges, strukturiertes und proaktives Arbeiten mit hohem Qualitätsanspruch

• Sehr gute Kenntnisse in den Office-Anwendungen und von Vorteil CRM-Systemen