Administrative Assistant

Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für Team und Management. Umfassende administrative Unterstützung im täglichen Geschäftsbetrieb sowie Entlastung des Teams bei organisatorischen Aufgaben. Unterstützung des Sales-Teams bei der Vorbereitung von Kundenpräsentationen, Angeboten und Pitches. Empfang, Betreuung und Koordination von Gästen sowie Unterstützung der internen Kommunikation. Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs durch strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise. Unterstützung bei administrativen Prozessen wie Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Spesenabrechnungen und allgemeinen Backoffice-Tätigkeiten. Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Daten in internen Systemen und Datenbanken.

Als Administrative Assistant unterstützt du das Team im täglichen administrativen und organisatorischen Bereich. Du bist verantwortlich für die Koordination von Terminen, die Pflege von Dokumenten und Daten sowie für allgemeine Backoffice-Aufgaben. Zudem fungierst du als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse. Du fungierst als erste Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen, empfängst Gäste und unterstützt bei der internen Kommunikation. Durch deine strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise trägst du massgeblich dazu bei, Prozesse effizient zu gestalten und das Team im Tagesgeschäft zu entlasten.

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, HR Bereich oder vergleichbare Qualifikation

• Interesse an Sales-, Beratungs- und kundenorientierten Tätigkeiten

• Ausgeprägte Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeit

• Sicheres Auftreten im Umgang mit Kandidaten, Kunden und internen Ansprechpartnern

• Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise

• Hohe Eigenmotivation sowie Hands-on-Mentalität

• Teamplayer mit ausgeprägter Dienstleistungs- und Serviceorientierung

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch auf gutem Niveau (Französisch von Vorteil)

• Wohnhaft in der Schweiz, bevorzugt Raum Bern