Executive Assistant im ICT-/Industrieumfeld

Proaktive Unterstützung der ICT-Führungspersonen in administrativen und organisatorischen Aufgaben. End-to-End Termin- und Pendenzenmanagement (Sitzungen, Reisen, Entscheidungen, Nachverfolgung von Action Items). Vorbereitung, Protokollierung (oder Sicherstellung) und Nachbearbeitung von Bereichssitzungen inkl. Massnahmen-Tracking. Professionelles Schnittstellenmanagement innerhalb der ICT sowie zu internen Stakeholdern (Finance, HR, Procurement etc.). Organisation interner Anlässe, Workshops, Team-Events und bereichsrelevanter Meetings inkl. Teilnehmermanagement. Spesenprozesse, Kontierung und Rechnungsverarbeitung, Erfassung externer Ressourcen. Unterstützung von Fachbereichs- und Teamleitern bei Budgetierung, Offerten, Servicecontrolling (z.B. Aufbereitung von Unterlagen, Terminkoordination, Nachverfolgung). Mitarbeit in bzw. Koordination von Sonderaufträgen und kleineren Projekten (z.B. Einführung/Verbesserung administrativer Standards, Events). Kontinuierliche Optimierung administrativer Abläufe und Vorlagen (Effizienz, Qualität, Transparenz).

Als Senior Assistant unterstützt du die ICT-Führung proaktiv, vorausschauend und diskret. Du bist eine zentrale Drehscheibe für Organisation, Koordination, Kommunikation und administrative Exzellenz.

• Abgeschlossene Grundausbildung (EFZ) oder höhere Qualifikation (z.B. HF, FA, Weiterbildung Assistenz/Office Management)

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Senior Assistant / Executive Assistant), ideal in einem technologie- oder industriegeprägten Umfeld

• Sehr gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sowie prozessorientierte Denkweise

• Sicherer Umgang mit MS Office / M365 (Outlook, Teams, OneNote, SharePoint) und Affinität für digitale Tools

• Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise; du behältst auch bei Parallelität den Überblick

• Ausgeprägte Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professionelles Auftreten

• Proaktive, lösungsorientierte Haltung (du siehst, was gebraucht wird, und setzt es um)

• Teamorientierte Persönlichkeit mit klarer, freundlicher und verbindlicher Kommunikationsweise

• Hohe Lernbereitschaft und Eigeninitiative