Leiterin / Leiter Sekretariat

Als zentrale Drehscheibe unseres Sekretariats führen und koordinieren Sie das Team und sorgen gemeinsam für einen professionellen und reibungslosen Support unserer Geschäftsleitung, Projektleitenden und Mitarbeitenden. Sie arbeiten selbst aktiv im operativen Tagesgeschäft mit und übernehmen vielseitige Aufgaben wie Fakturierung, Stunden- und Spesenkontrolle, Organisation von Reisen und Anlässen, ERP- und CRM-Datenpflege sowie Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei der Messeplanung. Ebenso gehören Empfang und Betreuung unserer Kunden und Geschäftspartner zu Ihrem Verantwortungsbereich. Als erfahrene Assistenzpersönlichkeit unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung und das Management auch bei anspruchsvolleren organisatorischen und administrativen Aufgaben und gehen mit vertraulichen Informationen souverän und diskret um. In Ihrer Führungsfunktion koordinieren Sie Aufgaben und Ressourcen im Sekretariat, führen Mitarbeiter- und Entwicklungsgespräche und übernehmen gemeinsam mit dem Vorgesetzten Verantwortung bei Personal-, Leistungs- und Zusammenarbeitsfragen. Gleichzeitig entwickeln Sie Abläufe pragmatisch weiter und fördern selbständiges und effizientes Arbeiten im Team.

Mit dieser Vision positioniert sich Helbling Technik als langfristiger Partner im Innovationsnetzwerk des Kunden. Gestützt auf leistungsfähige Ingenieurwerkzeuge, moderne Infrastrukturen mit Laboren und hoch professionelle Methoden generieren die 420 Fachkräfte in den Bereichen Ingenieurwesen, Informatik und Physik von Helbling Technik innovative Ideen. Sie integrieren zudem State-of-the-art Technologien und entwickeln erfolgreiche Produkte.

• Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise als Executive oder Management Assistant

• Erfahrung in der fachlichen und personellen Führung eines kleinen Teams

• Freude an einer mitarbeitenden Führungsrolle und am operativen Tagesgeschäft

• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten

• Organisationstalent mit selbständiger, pragmatischer und lösungsorientierter Arbeitsweise

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten

• Hohe Sozialkompetenz sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende zu entwickeln und bei Bedarf auch schwierige Gespräche zu führen

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; ABACUS-Kenntnisse sind von Vorteil