FM Admin Support Coordinator / Réceptionist - sur site

En collaboration avec deux collègues, vous assurez la couverture des horaires d’ouverture de 07h30 à 18h00. Coordonner et suivre les demandes du client avec l’équipe et les activités/projets (« work orders ») sur le campus. Assurer le support administratif du responsable de site et des managers (soft & hard services, QHSE). Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle. Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision (respect des délais et mises à jour des tableaux). Structurer l’archivage/Sharepoint pour l’ensemble des dossiers en rapport avec les activités/Services notamment en cas d’audit.

• Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front (par ex., hôtellerie, vente)

• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception

• Excellentes connaissances du français, à l’oral et à l’écrit

• Idéalement, très bonnes connaissances de l’allemand et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit

• Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative

• Orienté vers les objectifs et capable de gérer efficacement différentes situations et exigences

• Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus

• Très bonne connaissance de MS-Office ; familiarisation rapide avec les systèmes informatiques spécifiques aux clients (ERP systèmes)

• Orienté client, bonnes manières, apparence soignée et assurance

• Compétent et prévenant

• Disponibilité à travailler sur site