Assistent/-in Abteilungsleitung

Sie unterstützen die Abteilungsleitung BEB in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen. Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für die drei CO-Abteilungsleitungen. Sie erstellen in Absprache mit der Kommunikationsabteilung interne Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen. Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings. Sie agieren in spezifischen Aufgaben als Stellvertretung der Abteilungsleitung. Sie unterstützen in der Beschaffung. Sie leiten kleine Projekte selbstständig und unterstützen bei der Planung und Erarbeitung von übergeordneten Konzepten.

Die AOZ ist eine öffentlich-rechtliche Organisation mit mehr als 2'000 Mitarbeiter*innen. Im Auftrag des Bundes, der Kantone, der Stadt Zürich und diverser Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ)

• Weiterbildung zur Direktionsassistent*in

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion

• Analytisches und vernetztes Denken

• Eigenverantwortliches Handeln

• Sehr gute Arbeitsorganisation

• Belastbarkeit

• Flexibilität

• Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen

• Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich

• Italienischkenntnisse von Vorteil

• Versierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)