Chef ou Cheffe de secrétariat

Vous êtes en charge de gérer et encadrer les activités des secrétariats médicaux du service d’anesthésiologie, service des urgences, service des soins intensifs et le pool DMA. Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats, à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence entre les différents services au niveau administratif. Vous veillez à l'adéquation des ressources par rapport à la charge de travail. Vous assurez la coordination de l'activité en motivant et animant une équipe de plus de 20 collaborateur-rices. Vous vous attachez à développer leurs compétences en mettant en place une polyvalence et un système de suppléance entre les services.

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Comptant près de 1200 collaborateurs et collaboratrices, le Département de médecine aiguë (D-MA) inclut les services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs adultes et des urgences adultes. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.

• Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce.

• Vous avez suivi une formation en management (CAS).

• Vous êtes au bénéfice d'une expérience d'au moins 2 ans dans la gestion d'une équipe et d'une expérience d'au moins 5 ans sur un poste de secrétariat (médicale ou de de direction) dans une structure de grande taille.

• Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Powerpoint). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO serait un réel atout.

• La maîtrise du français à l'écrit ainsi qu'à l'oral est indispensable.

• Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire, face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress.

• Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse.

• Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute.

• Dynamique, vous faites preuve d'adaptabilité et êtes force de proposition pour donner une cohérence aux secrétariats du DMA.