Assistant ou Assistante de responsable des soins

Vous assurez un soutien administratif essentiel à la responsable des soins. Vous garantissez le bon fonctionnement du secrétariat en gérant l’agenda, la messagerie et les priorités avec autonomie, tout en préparant les dossiers stratégiques et les supports nécessaires à la prise de décision. Vous coordonnez un large réseau d’interlocuteurs et interlocutrices internes et externes, organisez les réunions de haut niveau et rédigez des comptes rendus fiables et confidentiels. Vous assurez également le suivi administratif des collaboratrices et collaborateurs, de leur arrivée à leur départ, en veillant à un accueil professionnel et attentif. En tant qu’interface privilégiée du département de chirurgie, vous relayez les informations de manière claire, participez à certaines réunions et contribuez à maintenir une communication fluide au sein de l’organisation. Vous organisez les déplacements professionnels, soutenez l’organisation d’événements internes et veillez au respect des budgets. Vous participez au suivi de projets transversaux, coordonnez les actrices et acteurs impliqués et assurez le traitement administratif et financier, notamment les notes de frais et la validation des factures. Enfin, vous garantissez la confidentialité des informations sensibles et savez réagir avec calme et efficacité face aux imprévus. Par ailleurs, vous collaborez de manière transversale et fluide avec le secrétariat des deux responsables des soins adjointes. Votre bonne connaissance des activités vous permet d’assurer le remplacement de votre collègue afin d’assurer une continuité de service.

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici. Le poste est rattaché au département de chirurgie. Ce département assure la prise en charge des patientes et patients, à la fois en électif et en urgence. Il représente un centre d'excellence, non seulement helvétique, mais également européen dans plusieurs domaines et dans plusieurs de ses spécialités chirurgicales.

• Vous êtes titulaire d’un diplôme ou d’un CFC employé ou employée de commerce ou une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction ou titre jugé équivalent

• Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire ou dans un secrétariat de direction.

• Vous avez une excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée ainsi que de très bonnes connaissances informatiques.

• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques. A ce titre, vous détenez le niveau ECDL advanced pour Word, Excel et PowerPoint. Idéalement, vous maîtrisez les logiciels en vigueur aux HUG tels que Vision RH et Qualiac.

• Vous avez une facilité rédactionnelle et une aisance dans les contacts.

• Vous avez un sens relationnel élevé.

• Vous êtes proactive et force de proposition. Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées et avez un sens aigu de la confidentialité.