Du sorgst für einen professionellen und herzlichen Empfang von Kunden, Gästen und Besuchern – von der Begrüssung bis zur Verabschiedung. Du stellst einen reibungslosen Empfangsbetrieb sicher und bist erste Anlaufstelle für sämtliche Anfragen (vor Ort, telefonisch und via E-Mail/Ticket-Tools). Du übernimmst vielseitige administrative Aufgaben, inkl. Postbearbeitung, Datenpflege sowie Rechnungsbearbeitung. Du koordinierst Facility-Services (z. B. Ticketing, SLA-Kontrollen, Lieferanten- und Wartungsmanagement) und fungierst als Drehscheibe zwischen internen und externen Ansprechpartnern. Du organisierst und unterstützt Events, Meetings und Catering (inkl. Raumvorbereitung und Buchungen). Du verantwortest Themen rund um Sicherheit und Infrastruktur (Badges, Zutrittsmanagement, Alarmanlage, Evakuation & First Aid Material).

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Dienstleistungs-/Hotelleriebereich
Mehrjährige Berufserfahrung am Empfang, im Office Management oder in einer vergleichbaren Funktion
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein professionelles und gewinnendes Auftreten
Organisationstalent, hohe Selbstständigkeit und die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
Sicherer Umgang mit MS Office sowie Freude an Koordination, Kommunikation und vielseitigen Aufgaben

Empfangsmitarbeiter:in

Rolle und Verantwortlichkeiten

Team / Beschreibung

Qualifikationen und Fähigkeiten