Mitarbeiter Zentrale Dienste

Führung des Amtsarchivs nach den geltenden Vorgaben, Betreuung des Systems CMI, Überwachung der Aufbewahrungsfristen, Übergabe der Bestände an das Staatsarchiv, Koordination der digitalen und der analogen Aktenführung. Organisation und Begleitung des Onboardingprozess neuer Mitarbeitenden. Redaktionelle Betreuung des externen und des internen Webauftritts, Pflege von CMS, Organigrammen und Adressdatenbank. Superuser der Fachapplikation Foundation Plus, Verwaltung der Gesuche um finanzielle Unterstützung von Hilfsprojekten, Zahlungsabwicklung nach Freigabe, Schnittstelle zu den Fachabteilungen. Mitarbeit bei Digitalisierungsprojekten, insbesondere bei der Pflege von Projektplänen und der Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen. Erstellung und Aktualisierung von Anleitungen sowie Unterstützung bei Schulungen. Mitarbeit bei der Erstellung des Digi-Newsletters und der internen Informationsseiten. 1st-Level-Support in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Digitalisierung, Erstellung von Support-Anleitungen, Pflege des IT-Inventars bei Ein- und Austritt.

Das Sozialamt des Kantons Schaffhausen erfüllt übergeordnete Aufgaben in den Bereichen Sozialhilfe und Alimentenhilfe, ist Entschädigungsbehörde in der Opferhilfe und zeichnet sich verantwortlich für die Bewilligung, Finanzierung und Aufsicht von Institutionen für Erwachsene mit Behinderung. Das Sozialamt führt ausserdem die Fachstelle für Gleichstellung, Gewaltprävention und Gewaltschutz und ist für die Bewilligung von stationären Kinder- und Jugendeinrichtungen sowie für das Pflegekinderwesen zuständig. Die Dienststelle nimmt darüber hinaus Aufgaben in Zusammenhang mit der Unterbringung, Begleitung, Integrationsförderung und materieller Unterstützung von Personen aus dem Asyl- und Flüchtlingsbereich wahr. Sie ist für insgesamt rund 1'600 Menschen mit Fluchterfahrung im Kanton Schaffhausen zuständig.

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung und Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, von Vorteil in der öffentlichen Verwaltung

• Erfahrung in Archivverwaltung oder Records Management, Weiterbildung in dem Bereich von Vorteil

• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, sowie Freude am Verfassen von klaren, verständlichen und ansprechenden Texten

• Sicherer fachlicher Umgang mit Content-Management-Systemen und Website-Betreuung oder die Bereitschaft dies zu erlernen

• IT-Affinität für schnelle Einarbeitung im 1st-Level-IT-Support und mit Digitalisierungsprozessen

• Erfahrung in Projektunterstützung sowie organisatorisches Geschick

• Selbstständige, strukturierte, termingerecht Arbeitsweise und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

• Diskretion und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Personendaten