Job profiles at Asyl-Organisation Zürich (AOZ): Assistent/-in Fachbereichsleitung

One of 56 job profiles at employer Asyl-Organisation Zürich (AOZ)

Job Description

Sie organisieren und planen Sitzungen, inklusive Protokollführung, und unterstützen bereichsübergreifende Projekte und Arbeitsgruppen. Dies umfasst auch die Führung und Betreuung der Dokumentenablage und die selbstständige allgemeine Korrespondenz mit externen Partnern. Sie arbeiten bei der Erstellung von Konzepten und Offerten für Ausschreibungen mit, in Zusammenarbeit mit den Bereichs- und Fachbereichsleitungen. Dies beinhaltet auch die Unterstützung bei administrativen und einheitlichen Arbeitsprozessen. Sie erstellen Reportings und Statistiken, bereiten Zahlen und Inhalte zur Hand der Auftraggebenden auf und entwickeln Praxisanleitungen sowie Checklisten. Sie sind aktiv in das Qualitäts- und Beschwerdemanagement innerhalb des Fachbereichs eingebunden, um die Einhaltung von Standards und die Bearbeitung von Rückmeldungen zu gewährleisten. Sie führen diverse administrative Tätigkeiten im Auftrag von Bereichsleitung, Fachbereichsleitung und Zentrumsleitung durch, einschliesslich der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz. Sie arbeiten bei Bedarf aktiv im Betreuungsteam mit und leisten so einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Betreuungsqualität.

Education

• Abschluss auf Niveau EFZ, vorzugsweise in Administration, Sozialpädagogik oder Sozialer Arbeit, ergänzt durch eine Zusatzausbildung auf dem Niveau einer Berufsprüfung (BP)

Experience

• Erweiterte Praxis- und Umsetzungskenntnisse im erlernten Beruf und Erfahrung in Führungssituationen mit der Fähigkeit, Fachpersonen zu beraten und zu unterstützen

Competencies

• Umfassende Kenntnisse der betrieblichen Prozesse und Abläufe, exakte und selbständige Arbeitsweise, Kompetenz in der Aufgabenplanung und -koordination sowie fundiertes Wissen über Datenschutzvorschriften
• Gute Kenntnisse in MS Office und weiteren berufsspezifischen IT-Tools, versierter Umgang mit fallunterstützenden Systemen und grundlegende Fähigkeiten im IT-Support
• Hohe Integrität und Selbstvertrauen, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, Konfliktlösungskompetenz, Teamfähigkeit und eine hohe Einsatzbereitschaft mit starkem Qualitätsanspruch

Languages

• Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse der Ortssprache (mindestens Niveau C1)
• gute Kenntnisse einer weiteren Landessprache oder des Englischen

Other