Collaboratrice administrative / collaborateur administratif

Vous êtes un point de contact central de l’établissement.

Vous accueillez et accompagnez les résident·e·s, leurs proches ainsi que les personnes intéressées par l’établissement, tout en assurant avec rigueur le suivi administratif nécessaire à son bon fonctionnement.

Grâce à votre sens de l’organisation, à la qualité de votre accueil et à votre capacité à faire circuler les informations, vous contribuez à offrir une expérience fluide, chaleureuse et rassurante, aussi bien pour les résident·e·s et leurs proches que pour les équipes.

Accueillir, renseigner et accompagner les résident·e·s, les familles et les visiteurs avec attention et professionnalisme.

Assurer le suivi des demandes de personnes intéressées par l’établissement, organiser et participer aux visites et maintenir une relation de qualité avec les futurs clients.

Assurer la réception, la centrale téléphonique et le suivi des demandes administratives.

Gérer les tâches administratives courantes : courriers, attestations, documents contractuels et dossiers des résident·e·s.

Assurer la facturation ainsi que les tâches comptables et administratives liées à la gestion des résident·e·s.

Contribuer à la fluidité de l’information entre les différents interlocuteurs et soutenir les équipes dans les démarches administratives relevant de votre fonction.

Participer à la création de supports d’information et de communication ; une aisance avec Canva constitue un atout.

Assurer la gestion et les commandes du matériel administratif ainsi que le soutien aux apprenti·e·s et stagiaires.

Participer à la construction et à la structuration des processus administratifs dans le contexte de l’ouverture.

Pour notre établissement Tertianum le Rolliet à Plan-les-Ouates (GE), qui ouvrira ses portes en avril 2026.

Tertianum offre des possibilités intéressantes en matière de carrière professionnelle et de direction et nous tenons beaucoup à ce que nos collaborateurs·rices puissent concilier leur développement professionnel et leur mode de vie. Cela implique une offre variée d’avantages, par exemple : possibilités de formation continue internes et externes ; un jour de congé supplémentaire durant le mois d’anniversaire ; repas de midi quotidien pour CHF 10 ; abonnements mobile et Internet Sunrise à prix réduits ; rabais sur certaines assurances complémentaires maladie ; divers rabais flotte.

• CFC d’employé·e de commerce ou équivalent.

• Expérience confirmée dans une fonction administrative similaire, idéalement avec une expérience en facturation.

• Très bonnes connaissances informatiques, notamment MS Office ; expérience avec SAP, un atout.

• Aisance avec les chiffres, rigueur, autonomie et sens de l’organisation.

• Très bon sens du contact, entregent et réelle capacité à créer une relation de confiance avec les résident·e·s, leurs proches et les futurs clients.

• Empathie, écoute et intelligence relationnelle, y compris dans des situations sensibles avec les familles.

• Aisance rédactionnelle et intérêt pour la communication ; Canva, un atout.

• Goût pour les environnements en construction, les défis variés et l’amélioration des processus.

• Très bonne maîtrise du français ; l’anglais constitue un atout.