Assistent/-in Generalsekretariat

Eins von 116 Stellenprofilen beim Arbeitgeber AOZ AG

Rolle und Verantwortlichkeiten

Sie unterstützen das Generalsekretariat in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen. Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für den Verwaltungsrat und dessen Präsidium, die Geschäftsleitung und den Direktor sowie für den Generalsekretär. Sie erstellen Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen. Sie stellen das Dokumentenmanagement für die Gremien des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung sicher und unterstützen das Generalsekretariat in der Vertragsverwaltung. Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings. Sie agieren in spezifischen Aufgaben als Stellvertretung des Generalsekretärs.

Team / Beschreibung

Die AOZ ist eine öffentlich-rechtliche Organisation mit mehr als 2'000 Mitarbeiter*innen. Im Auftrag des Bundes, der Kantone, der Stadt Zürich und diverser Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ)

• Weiterbildung zur Direktionsassistent*in

• Analytisches und vernetztes Denken

• Eigenverantwortliches Handeln

• Sehr gute Arbeitsorganisation

• Belastbarkeit

• Flexibilität

• Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen

• Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich

• Italienischkenntnisse von Vorteil

• Versierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)