Assistent/-in Co-Abteilungsleitung

Sie unterstützen die Abteilungsleitung BEB in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen. Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für die drei CO-Abteilungsleitungen. Sie erstellen in Absprache mit der Kommunikationsabteilung interne Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen. Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings. Sie agieren in definierten Aufgaben als Stellvertretung der Abteilungsleitung. Sie unterstützen in der Beschaffung. Sie leiten kleine Projekte selbstständig und unterstützen bei der Planung und Erarbeitung von übergeordneten Konzepten.

Die AOZ ist eine nicht gewinnorientierte, selbstständige öffentlich-rechtliche Anstalt der Stadt Zürich mit über 2000 Mitarbeitenden und mehr als 1000 interkulturellen Dolmetschenden und Freiwilligen. Im Auftrag von Bund, Kantonen, Stadt Zürich und weiterer Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) sowie allenfalls die Weiterbildung zur Direktionsassistent*in

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion

• Versierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)

• Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich (Italienischkenntnisse von Vorteil)

• Analytisches und vernetztes Denken sowie eigenverantwortliches Handeln

• Sehr gute Arbeitsorganisation, Belastbarkeit und Flexibilität

• Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen