Fachperson Schulungsadministration

Sie planen, koordinieren und administrieren Schulungen und Workshops (Termin-, Räume-, Dozenten- und Expertenplanung) in enger Abstimmung mit internen Fachpersonen. Sie führen die schriftliche und telefonische Korrespondenz adressatengerecht auf Deutsch, Französisch und idealerweise Italienisch mit interessierten Personen, lizenzierten Prüfenden, Dozierenden, interne Fachpersonen und weiteren Anspruchsgruppen. Sie bearbeiten Anmeldungen, prüfen eingereichte Unterlagen im Hinblick auf die formalen Zulassungskriterien, entscheiden über die formale Zulassung gemäss definierten Kriterien und kommunizieren die Entscheide sachlich und nachvollziehbar. Sie pflegen, aktualisieren und layouten Schulungskonzepte, Materialien und Unterlagen gemäss den Vorgaben der internen Fachpersonen und stellen diese für Dozierenden und Teilnehmenden bereit. Sie begleiten Kompetenznachweistage vor Ort in organisatorischer Hinsicht und stehen als administrative Ansprechperson zur Verfügung. Sie bestücken und administrieren das Feedbacktool, sammeln die Rückmeldungen der Teilnehmenden, bereiten diese in einer kurzen Zusammenfassung und Auswertung auf und stellen sie den internen Fachpersonen sowie den Dozierenden zur Verfügung. Sie erstellen Lizenzen und verwalten sorgfältig deren Laufzeiten, inklusive Er-neuerungen und Fristenüberwachung. Sie kontrollieren Zahlungseingänge im Zusammenhang mit Schulungen und prüfen sowie visieren Spesen- und Stundenabrechnungen der Dozierenden. Sie sorgen für eine strukturierte Ablage, Dokumentation und Nachführung der relevanten Daten, Unterlagen und Prozesse. Sie bereiten statistische Angaben, Auswertungen und Reportings auf und liefern die administrativen Grundlagen für Berichte.

Die Geschäftsstelle fide in Bern setzt das Programm operativ um und entwickelt es laufend weiter. Zu den zentralen Aufgaben gehören unter anderem die Entwicklung und Bereitstellung der fide-Tests, die Qualifizierung von Sprach-kursleitenden im Integrationsbereich, die Vergabe des fide-Labels sowie die Organisation von Schulungen, Workshops und Veranstaltungen. Sie ist nationales Kompetenzzentrum und agiert im Auftrag des Staatssekretariats für Migration SEM.

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung in einer administrativen Funktion, vorzugsweise im Umfeld von Schulungen, Kurs- oder Eventorganisation, Prüfungs- oder Weiterbildungsangeboten

• sehr gute, stilsichere Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift. Gute Italienischkenntnisse und weitere Sprachen sind von Vorteil

• eine präzise, verständliche und adressatengerechte schriftliche Ausdrucksweise

• sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office; Erfahrung im Umgang mit Datenbanken, administrativen Tools oder Kursverwaltungssystemen ist von Vorteil

• Bereitschaft, bei Bedarf und in begrenztem Umfang innerhalb der Schweiz zu reisen, insbesondere im Zusammenhang mit Kompetenznachweistagen

• Teamgeist sowie die Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich, zuverlässig und selbstständig umzusetzen – verbunden mit Eigeninitiative, Dienstleistungsbereitschaft und einem guten Gespür für die Anliegen von Teilnehmenden, Dozierenden und internen Fachpersonen.