Job profiles at FernUni Schweiz: WISSENSCHAFTLICHE/-R MITARBEITER/-IN REKTORATSSEKRETARIAT

One of 12 job profiles at employer FernUni Schweiz

Job Description

Sicherstellung von sämtlichen wissenschaftlichen und administrativen Supportleistungen (Korrespondenz, Textredaktion, Termin- und Reiseorganisation, administrative Sitzungsvorbereitung, Planung von internen Events, usw.) für das Rektorat und das Präsidium des Stiftungsrates; Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und des rechtzeitigen Einbezugs von Gremien und Personen bei der Erstellung von Dokumenten und bei Entscheidungen; Sekretariats- und Sitzungsmanagement diverser Gremien und Kommissionen; Geschäfts- und Terminübersicht für die Organe, sowie Abstimmung mit und Unterstützung von derer Vorsitzenden; Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den Stabsstellen des Rektorats sowie mit den Leiter/innen der Dienste; Dokumentenverwaltung (Reglementen, Richtlinien und Kooperationsvereinbarungen); Umsetzung und Überprüfung von Verfahren und Instrumenten zur Dokumentenverwaltung, unter besonderer Beachtung des Datenschutzes (Zusammenarbeit mit der Datenschutzbeauftragten); Personalführung im Rektoratssekretariat.

Education

• Hochschulabschluss oder äquivalente Ausbildung

Experience

• Ausgeprägte Erfahrung in einer Vertrauensposition, vorzugsweise im Hochschulbereich

Competencies

• Flexible, dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, mit rascher Auffassungsgabe, ausgeprägtem Koordinations-, Organisations- und Vernetzungstalent, die einen kühlen Kopf behält, wenn es mal hektisch wird
• Ausgezeichnete Sozialkompetenz und Fähigkeit, Beziehungen zu verschiedenen Interessengruppen aufzubauen und zu pflegen
• Selbstständige, flexible und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicher im Umgang mit digitalen Umgebungen

Languages

• ausgezeichnete Deutsch- oder Französischkenntnisse mit guten Kenntnissen der jeweils anderen Sprache sowie sehr gute Englischkenntnisse

Other